Miejski portal informacyjny:
Lublin, Bełżyce, Borzechów, Bychawa, Garbów

„Nadal jesteśmy +papierowi+ Liczba drukowanych pism rośnie. Miesięcznie drukujemy około 550 tys. stron” - powiedziała Iwona Woźniak, dyrektor Biura Obsługi Kancelaryjnej Urzędu Miasta Lublin podczas konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum. Metody postępowania, dobre praktyki i techniki zarządzania”.

Urzędniczka w wystąpieniu do archiwistów z Archiwów Państwowych przedstawiła doświadczenia lubelskiego samorządu z systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD).

Zaznaczyła, że urząd stara się komunikować elektronicznie, jednak liczba dokumentów papierowych wymaganych przez inne instytucje jest coraz większa. 

„Organy kontrolujące, takie jak samorządowe kolegium odwoławcze czy regionalna izba obrachunkowa, żądają od nas papieru. Tylko jeden urząd skarbowy kontaktuje się z nami elektronicznie. Reszta na czele z ZUS-em w formie papierowej” – mówiła Woźniak.

Zaznaczyła, że pomimo funkcjonującego w urzędzie systemu elektronicznej dokumentacji, zdecydowana większość pism jest drukowana.

Pracownicy lubelskiego magistratu są użytkownikami ponad 50 systemów teleinformatycznych i różnych aplikacji mających wspomagać ich pracę. Jednak jak przyznała Woźniak, nie wszyscy są w stanie obsłużyć elektroniczny system dokumentacji, a niektórzy mają nawet problem z podstawową obsługą komputera.

„Mamy jeszcze takich pracowników, przed którymi musimy postawić drukarkę(…). Cały czas doradzamy i wspieramy ich. Prowadzimy szkolenia w ramach służby przygotowawczej do pracy w systemie” – powiedziała.

Od 2015 r. urząd pracuje nad ustandaryzowaniem i zintegrowaniem systemów elektronicznych takich jak: skrzynka podawcza, poczta elektroniczna, system obsługi egzekucji administracyjnej, portal geodezyjny czy system obsługi dokumentów stanu cywilnego. 

Woźniak wskazała, że w urzędzie pojawiają się problemy z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją. Błędy pojawiają się już na etapie ich rejestracji w systemie teleinformatycznym.

„Często informacje na rękopisach są nieczytelne. Wiadomość z poczty elektronicznej nie mają żadnych danych kontaktowych oprócz adresu email. Zdarza się, że pracownicy nieprawidłowo je rejestrują, przypisując do złych klasyfikacji lub złych komórek organizacyjnych”- wskazała.

Dodała, że instytucje odchodzą od umieszczania daty na piśmie lub przysyłają pliki w formatach, których system nie jest w stanie otworzyć.

„Problemy z prawidłową rejestracją dokumentów są dużym wyzwaniem dla urzędników i dla archiwistów. Dlatego powinniśmy być dla siebie sprzymierzeńcami. Urzędnicy powinni wiedzieć po co zajmują się dokumentowaniem” – podkreśliła pracownica lubelskiego magistratu.

Konferencji „Dokument elektroniczny w archiwum. Metody postępowania, dobre praktyki i techniki zarządzania” odbyła się Warszawie w dniach 5-6 października.